20 formas de utilizar Google Calendar para maximizar su día en 2021

Google Calendar puede convertir incluso a la persona más desorganizada en la más eficiente. Desde programar citas hasta conectar personas de todo el mundo, este calendario hace más que solo recordarle qué día es hoy. Puede programar reuniones remotas con enlaces de video, coordinar varios calendarios para encontrar el mejor momento e incrustarlo en su sitio web para que sus clientes puedan reservar algo de tiempo con usted. Si está buscando aprender a usar Google Calendar para aprovechar al máximo su día, los consejos y trucos de este artículo le darán un impulso diario.

Contenido de la publicación

¿Qué es Google Calendar?
- Iniciar sesión en Google Calendar
Cómo usar Google Calendar: 20 consejos
Conclusión
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¿Qué es Google Calendar?

Google Calendar es la herramienta de gestión y programación del tiempo creada por Google. Le permite programar citas, organizar sus tareas diarias y más.

La herramienta de administración del tiempo funciona mejor para las personas que necesitan simplificar y planificar su apretada agenda. Puede programar llamadas de Google Hangout con solo hacer clic en un botón mientras programa una reunión remota.

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Mi calendario personal se está utilizando actualmente para ayudarme a coordinar reuniones con proveedores y resaltar los horarios de pago para mi próxima boda. Por lo tanto, definitivamente también se puede usar para planificar algunas cosas no relacionadas con el trabajo.

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Puede escribir 'cuál es mi calendario de Google' o 'qué es el calendario de Google' para tener una vista completa de sus próximos eventos. Aquí hay una captura de pantalla de cómo se ve:

Si está buscando el inicio de sesión de Google Calendar, haga clic aquí . Si no puede acceder al inicio de sesión, primero deberá crear una cuenta de Gmail.

Si ya ha iniciado sesión en su cuenta de Google, puede encontrar el calendario haciendo clic en el icono 'Aplicaciones' en la esquina superior derecha de su navegador:

Cómo usar Google Calendar: 20 consejos

Sincronización de calendario de Google

¿Quiere sincronizar todos sus calendarios en Google Calendar? Hacer esto te permitirá ver todos tus eventos en un calendario para que puedas tener una idea clara de cómo es tu agenda. Entonces, si tiene un calendario personal y de trabajo, puede sincronizar los dos para verlos todos en uno.

Abrir Google Calendar
Haz clic en el engranaje 'Menú de configuración' y luego en 'Configuración'.
Desplácese hasta 'Importar y exportar'
Exporta tu calendario
Luego dirígete a tu calendario principal
Haz clic en el engranaje 'Menú de configuración' y luego en 'Configuración
Desplácese hasta 'Importar y exportar'
E importa tu calendario

Cómo ver los calendarios de sus compañeros

Si trabaja en una empresa mediana o grande, es posible que tenga reuniones con varias personas diferentes con regularidad. Por lo tanto, es importante poder ver el Calendario de Google de sus colegas para reservar reuniones en un horario que funcione para todos los involucrados.

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Abrir Google Calendar
En el lado izquierdo, escriba el correo electrónico de su compañero de trabajo en 'Agregar calendario'
Deberá solicitar permiso para ver su calendario. Sin embargo, una vez que se acepte, podrá ver los calendarios de sus colegas

Cree un vínculo de Hangouts de Google para reuniones remotas

Programar reuniones en su calendario es un salvavidas. Pero, ¿sabía que puede crear fácilmente un enlace de Hangouts de Google para poder tener una reunión virtual? Al agregar un enlace de Google Hangouts, la persona invitada a su reunión puede encontrar fácilmente el enlace de su evento en su calendario. Esto le ahorra tiempo, por lo que no necesita enviar un enlace de videoconferencia por su cuenta. Para crear un enlace de Google Hangouts en Google Calendar, primero debe:

Iniciar sesión en su calendario
Cree un evento, haga clic en 'Más opciones'
En 'Agregar conferencia', haga clic en 'Hangouts'.
Complete el resto de los detalles de su evento y guarde

Cambie su vista de Google Calendar: día, semana, mes, año

Si tu calendario está repleto de eventos, cambiar la vista puede ayudarte a tener una mejor idea de lo que te espera. Si está ocupado todos los días, una vista de día puede ser útil para que pueda concentrarse en todas sus reuniones del día. Sin embargo, si descubre que solo tiene un evento de vez en cuando, una vista mensual podría ser más útil. Puede cambiar su vista de la siguiente manera:

Abrir Google Calendar
Junto al engranaje del menú Configuración, haga clic en el menú desplegable (Día, Semana, Mes, etc.)
Elija la configuración en la que le gustaría ver su calendario
También puede optar por mostrar los fines de semana o no

Establecer recordatorios automáticos de eventos

Si reserva un evento en su calendario con meses de anticipación, es posible que desee establecer un recordatorio antes de que tenga lugar. Un recordatorio puede ser útil si tiene que completar una tarea antes del evento. Para configurar un recordatorio automático de eventos en Google Calendar, siga estos pasos:

Iniciar sesión
Haga clic en el engranaje 'Menú de configuración' y luego en Configuración
Desplácese hacia abajo hasta 'Configuración de mis calendarios' y haga clic en su calendario.
Desplácese hacia abajo hasta 'Notificaciones de eventos'.
Elija cuánto aviso necesita antes de los eventos: minutos, horas, días, semanas
Elija si desea recibir una notificación o un correo electrónico
Haga clic en 'Agregar notificación'

Arrastrar y soltar eventos de varios días

¿Planea escapar de la oficina para una escapada de una semana? ¿O te diriges a una conferencia de cuatro días? Puede arrastrar y soltar fácilmente las fechas de su evento para crear rápidamente un evento de calendario que le ahorrará unos minutos de su tiempo.

Iniciar sesión en Google Calendar
Con el mouse o el cursor, deslice sobre las fechas en las que desea agregar un evento
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá completar los detalles de su evento.

Crear eventos automáticos en Gmail

¿Ha reservado un vuelo para unas próximas vacaciones? ¿Quizás una reserva para cenar después del trabajo para dos? ¿O una próxima reunión con un proveedor para un evento especial? Si recibe un correo electrónico al respecto en su cuenta de Gmail, se agregará automáticamente un evento a su calendario. Entonces, si bien este truco no tiene ningún paso que seguir, podría ser una buena idea enviar correos electrónicos a la misma cuenta que su calendario diario para que pueda ver todos los próximos eventos que reservó a través del correo electrónico.

Agregar eventos de Facebook a Google Calendar

Esta herramienta de administración del tiempo no siempre se trata de programar eventos para el trabajo; también puede incluir algunos eventos personales. Desde celebrar el cumpleaños de un amigo hasta recordar su aniversario, puede agregar sus Eventos de Facebook a su Calendario de Google. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

no puede programar retweets nativos de Twitter en el búfer.

En Facebook, vaya a su Eventos página
En la parte inferior derecha, verá un enlace 'Próximos eventos' y 'Cumpleaños'.
Haga clic en el que desea importar, aparecerá una descarga de archivo
En Google Calendar, vaya a su Calendario y haga clic en 'Configuración y uso compartido'
En 'Importar y exportar', arrastre y suelte el archivo y haga clic en 'Importar'.

Reciba su agenda diaria por correo electrónico

Si usted es el tipo de persona que siempre tiene un día ajetreado por delante, es posible que desee recibir una agenda diaria con las tareas y eventos de su día. Si desea que Google Calendar envíe su agenda diaria por correo electrónico, haga lo siguiente:

Abrir Google Calendar
Haz clic en el engranaje 'Menú de configuración' y luego en 'Configuración'.
Haga clic en su calendario en 'Configuración de mis calendarios'.
A continuación, desplácese hacia abajo hasta 'Notificaciones generales'.
En 'Agenda diaria', elija 'Correo electrónico'.
Los correos electrónicos se enviarán al correo electrónico en el que se encuentra su calendario.

Agregar feriados religiosos o nacionales en Google Calendar

Si bien es posible que encuentre días festivos cristianos cuando comience a usar Google Calendar, en realidad puede cambiar los días festivos en su calendario según su religión. También puede agregar los días festivos de todas las religiones para que pueda acomodar a los empleados o para crear promociones de venta para sus clientes. También puede agregar las vacaciones de países específicos. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

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Iniciar sesión en Google Calendar
En 'Mis calendarios', haga clic en los tres puntos junto a su calendario (deberá colocar el cursor sobre él para verlo).
A continuación, haga clic en 'Configuración y uso compartido'.
En 'Agregar calendario', haga clic en 'Examinar calendarios de interés'.
Haz clic en el cuadro de la religión que te gustaría agregar a tu calendario.
También puede optar por obtener una vista previa de las vacaciones si lo desea

Mostrar reloj mundial

Si eres el tipo de emprendedor o nómada digital que viaja regularmente al extranjero, es posible que desee agregar un Reloj mundial en su Calendario de Google. Lo sorprendente de World Clock es que le permite programar eventos en diferentes zonas horarias y, al mismo tiempo, permitir que otros lo vean en su propia zona horaria. También es bastante fácil:

Inicie sesión en su calendario
Haz clic en 'Configuración' en el engranaje 'Menú de configuración'.
Desplácese hasta Reloj mundial
Marca la casilla 'Mostrar reloj mundial'

Agregar tareas a Google Calendar

Si te encanta crear listas de tareas pendientes para realizar un seguimiento de tus proyectos, te encantará esta función. Con Google, puedes incluir tus tareas diarias en tu Calendario para ayudarte a estar al tanto de todos tus proyectos. Estas dos características combinadas lo ayudarán a administrar mejor su tiempo y rutina diaria. A continuación, le indicamos cómo agregar tareas a Google Calendar:

Abrir Google Calendar
En el lado derecho, haga clic en Tareas
Luego haga clic en el botón 'Comenzar'
Haga clic en 'Agregar una tarea'.
Luego, escriba su tarea en el cuadro
Debajo del ícono de lápiz, podrá agregar fechas de vencimiento y subtareas para proyectos individuales

Inserte su calendario en su sitio web

Si está buscando aumentar la cantidad de clientes que tiene su empresa, incorporar un calendario en su sitio web permitirá que los clientes potenciales programen reuniones con usted. Esto es ideal para emprendedores ocupados que no tienen tiempo para programar citas manualmente. A continuación, le indicamos cómo insertar su calendario en su sitio web:

En Google Calendar, haga clic en Configuración debajo del engranaje
Desplácese hasta 'Configuración de mis calendarios' en el lado izquierdo y elija el calendario que desea insertar.
Desplácese hacia abajo hasta 'Integrar calendario'
Copie el código en 'Código incrustado'
Pegue el código en la página o sección de su sitio web que le gustaría que se vea
No olvide guardar la página web

Establezca su horario laboral en Google Calendar

Algunos emprendedores tienen calendarios públicos incrustados en sus sitios web que permiten que cualquiera pueda inscribirse en una reunión en cualquier momento. Afortunadamente, puede establecer su horario de trabajo para no tener reuniones en momentos oscuros del día. A continuación, le indicamos cómo configurar su horario laboral en Google Calendar:

En tu calendario, haz clic en el ícono de ajustes 'Menú de configuración'
Desplácese hacia abajo hasta 'Horas de trabajo'
Haga clic en el (los) día (s) de la semana en que trabaja
Establecer las horas de trabajo para cada día de trabajo

Ocultar su lista de invitados en Google Calendar

Si está organizando una reunión confidencial, tiene la opción de ocultar su lista de invitados en Google Calendar. Para hacer esto, primero deberá:

Iniciar sesión en su calendario
Crea un evento
En el lado derecho, en 'Los invitados pueden:' desmarque 'Ver lista de invitados'

Si está buscando el mejor momento para tener una reunión con alguien, puede compartir su Calendario de Google. ¿Cómo compartes tu calendario? Sigue estos pasos:

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Abra Google Calendar desde su computadora (no desde la aplicación)
En 'Mis calendarios', elija el calendario que desea compartir y haga clic en los tres puntos
Luego, haz clic en 'Configuración y uso compartido'.
En 'Permisos de acceso', puede hacer público su calendario o enviar a alguien un enlace para compartir a su calendario.
Si solo desea enviarlo a una persona específica, encontrará 'Personas específicas' a continuación, donde podrá agregar la dirección de correo electrónico de la persona.

Agregar archivos adjuntos a Google Calendar

¿Estás cansado de enviar un correo electrónico fuera de la agenda de la reunión o un documento importante antes de una reunión? Puede agregar archivos adjuntos para que las personas los vean directamente en la invitación de Google Calendar para mantener a todos al tanto.

De esa manera, estará seguro de que todos los invitados a la reunión tienen el documento que pueden ver en cualquier momento antes de la reunión. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

Abra su herramienta de gestión del tiempo
Haga clic en el día en el que desea crear un evento.
Haga clic en el icono del clip para agregar su archivo adjunto
Si el archivo adjunto está en Google Drive, puede buscarlo en el cuadro de búsqueda
De lo contrario, haga clic en Cargar para agregar un archivo desde su computadora

Notificaciones de Google Calendar: habilite, cambie o desactive las notificaciones

Cuando se trata de notificaciones de Google Calendar, tiene tres opciones para elegir: Desactivado, Notificaciones de escritorio y Alertas. Puede cambiar la configuración de las notificaciones en Configuración> Configuración de eventos> Notificaciones.

Desactivado: desactiva todas las notificaciones.
Notificaciones de escritorio: envía notificaciones en su navegador Chrome o Mac OS antes de una reunión
Alertas: envía notificaciones en el navegador donde está abierto su calendario

Extensión de Google Calendar para Chrome

Se puede agregar una extensión de Google Calendar Chrome a su navegador para ayudarlo a ver su calendario rápidamente, agregar eventos mientras navega por la página de un evento en un sitio web y más.

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TeamCal para Google Calendar de Aplicación TeamCal
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Cómo sincronizar Google Calendar con iPhone

¿Quieres sincronizar tu calendario de Google con tu iPhone? Desde tu iPhone, sigue estos pasos:

Abra su configuración
Haga clic en Cuentas y contraseñas
Haga clic en Agregar cuenta: Google
Escriba su dirección de correo electrónico y luego haga clic en Siguiente
Escriba su contraseña y luego haga clic en Siguiente
Sincroniza los eventos, los contactos y los correos electrónicos de tu calendario
El calendario de tu iPhone ahora mostrará todos tus eventos

Conclusión

Aprender a usar Google Calendar puede ayudarlo a administrar mejor su tiempo, procesos y carga de trabajo. Desde recordar cumpleaños hasta programar reuniones internacionales, encontrará que le ayuda a mejorar la gestión del tiempo y la programación mejor que otros calendarios del mercado. Especialmente el tipo de papel. Por lo tanto, si está buscando crear un equipo o una rutina diaria más eficiente, Google Calendar puede convertirse en su propio pequeño asistente personal.