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Cómo administrar un equipo remoto: su guía para el liderazgo virtual

Dirigir un equipo ya es bastante difícil en persona. Pero ahora, los gerentes de todo el mundo se enfrentan al nuevo territorio de hacerlo todo en línea.



Para algunos, es temporal. Pero para muchos trabajo en equipo remoto no va a ninguna parte en el futuro previsible. Incluso después de que se calme el polvo y la pandemia haya quedado atrás, la necesidad de administrar un equipo remoto de manera efectiva continuará hasta cierto punto.

Trabajar con equipos remotos conlleva muchos de los obstáculos clásicos de la vida de un gerente. Pero también presenta algunos nuevos bastante interesantes.





Y algunos de estos obstáculos separarán a los gerentes de equipo simples de los verdaderos líderes. La organización y las pautas son más importantes que nunca, pero también lo es ser solidario, comprensivo y resistente.

Considere este artículo como su kit de herramientas para administrar trabajadores remotos. Vamos a ver algunos de los mayores desafíos que enfrentan los 'líderes virtuales' de hoy, así como algunas de las mejores prácticas y herramientas que puede utilizar para superar esos desafíos y llevar a su equipo a la gloria.


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Desafíos de la gestión de empleados remotos

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Antes de ensuciarnos las manos con las soluciones, echemos un vistazo más de cerca a los desafíos clave de la gestión de empleados remotos: estructura, comunicación, productividad y confianza.

1. Estructura

Somos criaturas de hábitos. Desde ese tramo temprano en la mañana hasta una sesión informativa por la tarde y acurrucarnos en el sofá después de un largo día, nuestras rutinas son bastante consistentes.

Pero ahora que tanta gente trabaja desde casa, todo está patas arriba. Es como si tuvieran que encuentra una rutina completamente nueva , además de las nuevas tensiones de hacer malabares entre la vida personal y profesional dentro de las mismas paredes. Por no mencionar educación en el hogar .

Agregue un montón de nuevas herramientas virtuales, métodos de comunicación y un nuevo entorno, y no es de extrañar que la gestión de equipos remotos pueda ser un torbellino.

2. Comunicación

La mayoría de la gente estará de acuerdo en que la comunicación cara a cara es la más fluida. Los profesionales solían poder entrar en la oficina de sus compañeros de trabajo y resolver un problema en un minuto.

Ahora, nuestras bandejas de entrada están más inundadas que nunca y nos hacemos ping constantemente a través de herramientas de mensajería. Dado que el flujo de comunicación se está moviendo significativamente hacia la tecnología, muchos encuentran que es más difícil colaborar y obtener las respuestas que necesitan en el momento en que las necesitan.

3. Productividad

Cuando se combina la falta de estructura con bloqueos en la comunicación, nacen problemas de productividad. Esto se aplica al entorno de trabajo, pero se amplifica en un entorno personal donde equilibrio trabajo-vida es más importante que nunca.

No sé ustedes, pero soy más lúcido y eficiente cuando estoy en un entorno en el que puedo compartir ese enfoque con personas de ideas afines. Esa es una gran ventaja de estar en una oficina ... pero ahora se ha desvanecido.

¿Y con qué ha sido reemplazado? El mismo lugar donde comemos helado en el sofá, tomamos siestas indiscriminadamente y pensamos 'Realmente debería llegar a eso' cada vez que vemos nuestra enorme pila de ropa sin doblar.

Habla de señales mixtas.

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4. Confianza

Al administrar equipos remotos, es absolutamente fundamental poder mantener el sentido de confianza, confiabilidad, trabajo en equipo y la confianza general de su equipo en que usted los apoya.

Pero cuando todo el mundo se esfuerza por encontrar nuevas herramientas y procesos, y luego comunicarlos a todos de manera eficiente, es más fácil que nunca perder esta confianza.

los la investigación sobre esto no ha cambiado O bien: liderar equipos remotos es mucho más difícil cuando su equipo no siente que está en contacto con sus necesidades y deseos.

Además de eso, debe calcular todos los desafíos adicionales de salud mental y física que vienen con una crisis de salud pública mundial.

Simple y llanamente: los gerentes deben trabajar más duro que nunca para respaldar a sus equipos.

Prácticas recomendadas para equipos remotos

1. Establezca una hora de registro diaria o semanal

Al igual que tiene reuniones de equipo regulares en la oficina, cambie a esos bebés a un entorno virtual. Es posible que incluso desee agregar registros adicionales hasta que su equipo encuentre su flujo y las cosas alcancen la máxima fluidez. Luego, puede volver a evaluar y optar por reducir la escala si lo considera oportuno.

Para empezar te recomiendo establecer una reunión diaria de solo 15 minutos (dependiendo del tamaño de su equipo, por supuesto).

En estas reuniones, puede dar vueltas en círculo. Esto le da a cada miembro del equipo la oportunidad de decir:

  • ¿Qué hay en su plato para el día o la semana?
  • Si tienen algún obstáculo actual que les impida realizar cualquier tarea o proyecto.
  • Lo que necesitan de otros miembros del equipo para eliminar esos obstáculos o acelerar las cosas.

Trate de que el tiempo sea agradable para todos, como las 10 o las 11 a.m. si tiene un día laboral regular de 9 a 5. Esto les da algo de tiempo para ser productivo por su cuenta pero aún les permite manejar sus obstáculos temprano para que tengan tiempo de hacer las cosas.

cómo gestionar el trabajo remoto para equipos

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2. Escriba flujos de trabajo, procesos y roles.

Trabajar con equipos remotos puede volverse muy complicado, muy rápido. A medida que cambia todas sus operaciones internas a virtuales, hay muchos pasos y elementos que pueden caer entre las grietas.

La mejor manera de asegurarse de que todo fluya sin problemas es trazar todo lo que pueda. Y no me refiero a tu cabeza.

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Crear documentos físicos que dan instrucciones paso a paso sobre cómo deben hacerse las cosas, cuándo deben hacerse y quién debe hacerlas.

Estos documentos pueden incluir:

  • Listas de verificación para cada elemento de un proyecto o tarea
  • 'Playbooks' que profundizan en los protocolos y procesos
  • Diagramas de flujo que ilustran qué hacer en circunstancias cambiantes.
  • Plantillas, como scripts de divulgación o informes, que los miembros del equipo pueden completar fácilmente

Coloque estos documentos en una unidad compartida o en una plataforma de gestión de proyectos, para que cualquiera pueda acceder a ellos en cualquier momento.

Estas prácticas herramientas de administración remota de equipos contribuyen en gran medida a garantizar que los miembros del equipo no tengan cuellos de botella esperando información que alguna vez requirió preguntarle a otra persona.

3. Pregunte de forma proactiva cómo puede ayudar a cada persona

Todo el mundo se está acostumbrando al nuevo giro de las cosas. Nadie piensa que esto es asombroso y alegre.

Para administrar un equipo remoto de manera efectiva, debe demostrarle a su equipo que comprende sus experiencias. También debe mostrar compasión, consideración y voluntad de tratar de encontrarlos a mitad de camino.

En lugar de esperar a que se quejen de las cosas que apestan, pregúnteles cómo puede hacer que las cosas apelen menos. Hay varias formas de obtener comentarios de forma proactiva:

  • Una vez a la semana durante una reunión de grupo, pregunte a todos su “puntuación de felicidad del equipo” en una escala del uno al diez.
  • Tenga reuniones periódicas individuales para que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de expresar sus pensamientos en confianza.
  • Envíe encuestas utilizando una herramienta como Formularios de Google o Mono encuesta .

Pregúntele a cada persona sobre las cosas que su equipo hizo bien y las cosas que pueden mejorar. Haga las mismas preguntas sobre usted mismo como líder.

Luego, haga lo que pueda para ayudar a cerrar las brechas y fomentar un sentido más fuerte de comunidad, colaboración y confianza en que está haciendo todo lo posible para cuidarlos.

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4. Logra un equilibrio entre las reglas y la independencia

¿Mencioné que ahora es un momento extraño para todos?

Cada persona tiene sus propias circunstancias únicas y su propio horario diario a seguir. Esto se amplifica para las personas que viven con niños pequeños y otros familiares o compañeros de cuarto, que ahora están hacinados en casa.

Algunas personas prosperarán con su recién descubierta independencia. Algunos odiarán todo.

Aprender a administrar un equipo remoto significa lograr un delicado equilibrio. Por un lado, debe ser proactivo al establecer una estructura clara y sólida sobre cómo se pueden y se deben realizar las actividades del día a día.

Por otro lado, deberás dejar un margen de maniobra para que las personas encontrar su propio flujo y rituales - y descubrir cómo encaja el trabajo en la gestión de sus vidas personales.

Una forma en que puede hacer esto es diseñar marcos detallados sobre cómo se deben completar los proyectos, pero concéntrese más en los objetivos finales en lugar del tiempo que cada paso debe realizarse.

En otras palabras: guarde esos documentos completos del consejo n. ° 2, pero use su mejor criterio para dejar el martillo cuando las personas no cumplan con todos los detalles.

Las mejores herramientas para equipos remotos

Descubrirá que aplicar todas estas prácticas recomendadas será camino más fácil cuando dispone de las herramientas de gestión del trabajo remoto adecuadas.

Repasemos algunas de las herramientas y el software más populares para ayudar a su equipo a alcanzar la eficiencia del modo bestia.

1. Zoom

Probablemente hayas escuchado mucho sobreZoomsi aún no lo está utilizando. Era popular antes de la pandemia, pero su uso ha aumentado exponencialmente. Puede confirmar esto a través de la cantidad de memes de Zoom que ahora está lleno de Internet.

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Zoom ofrece una cuenta gratuita que le permite reunirse hasta por 40 minutos con encuentros individuales ilimitados. Además, puede albergar hasta 100 participantes.

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2. Flojo

Flojoes otra de esas herramientas de gestión de equipos remotos que se ven en todas partes. Y eso es porque es increíble.

Es una excelente alternativa a los correos electrónicos, en los que es posible que deba esperar horas para recibir algo sobre lo que se necesitaría 15 segundos para conversar.

Puede crear canales para dividir temas, como un canal para cada uno de sus clientes de servicio o un canal para cada departamento de su empresa. Zoom también le permite integrar sus herramientas para compartir archivos y realizar llamadas de voz o video.

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3. Trello

Trelloes una herramienta de administración de proyectos simple pero hermosa que le permite dividir proyectos grandes en tareas individuales para que nada se quede atrás.

Este software de gestión remota de equipos utiliza Método Kanban , que le ayuda a visualizar el flujo de trabajo en lugar de mirar muros de texto largos y tediosos y listas de tareas pendientes.

Puede ver fácilmente dónde están todos en su proyecto, lo que impulsa la comunicación sin necesidad de pedir a cada miembro del equipo una actualización de estado. Y todo está envuelto con una funcionalidad súper simple de arrastrar y soltar.

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4. Ultimo pase

¿Alguna vez ha tenido que esperar todo el día después de pedirle a un miembro del equipo una contraseña única? Yo tengo, y es lo peor.

Una herramienta de gestión de contraseñas comoUltimo pasees una excelente manera de mantener todo en un lugar seguro, donde cualquiera pueda acceder a él en cualquier momento que lo necesite.

Este software de administración remota de equipos tiene excelentes críticas y mucha confianza en la industria, por lo que no debe preocuparse por la seguridad. Simplemente ingrese todas sus contraseñas y tenga la seguridad de que nadie volverá a sufrir un cuello de botella para iniciar sesión.

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5. Calendly

Si usted y su equipo de repente se encuentran ahogados en las reuniones de Zoom, una herramienta de programación comoCalendlypuede ayudarlo a administrar sus citas y su valioso tiempo.

Se integra con su calendario en Google, iCloud, Office365 o Outlook y actualiza automáticamente su disponibilidad según sus preferencias. Luego, cualquiera que quiera chatear contigo puede elegir una hora de tus espacios disponibles.

No más correos electrónicos de ida y vuelta. Navegación tranquila y más tiempo para el trabajo real.

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6. Zapier

Si está listo para subir de nivel su juego de eficiencia,Zapiertiene un montón de funcionalidades para automatizar varios aspectos de sus operaciones.

Este software de gestión de trabajo remoto se integra y conecta a más de 2000 aplicaciones más. Mueve la información para que pueda tener continuidad sin tener que agregar manualmente la misma información en diferentes lugares.

Puede establecer 'desencadenantes' para que, cuando suceda una cosa, se lleve a cabo una acción. Estos son solo algunos de decenas de miles de ejemplos:

  • Guardar un archivo en Dropbox después de que alguien te lo envíe en Slack
  • Publique automáticamente sus nuevos artículos de WordPress en LinkedIn
  • Envíe un correo electrónico a través de Gmail cuando se actualice una fila de Hojas de cálculo de Google
  • Cree una nueva tarjeta de Trello a partir de un evento de Google Calendar

Hay muchas posibilidades. Compruébalo y compruébalo por ti mismo.

zapier

Administrar equipos remotos como un jefe

A nadie le sorprende saber que usted y su equipo podrían tener algunos desafíos adicionales mientras navegan por la pandemia y el cambio al trabajo virtual.

Aprender a administrar el trabajo remoto para su equipo requerirá que ascienda a la plataforma de liderazgo de muchas maneras. Algunas de estas formas le resultarán familiares, pero algunas se sentirán completamente nuevas.

Todo está en la forma en que lo maneja.

El mejor virtual líderes Esfuércese constantemente por equilibrar el pensamiento avanzado, la planificación y la eficiencia con un poco de creatividad, resiliencia y compasión por las experiencias del equipo.

Ni siquiera es necesario lograr este equilibrio a la perfección. Trabajar para lograrlo todos los días marca la diferencia.

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