Por qué la contabilidad es absolutamente esencial para el éxito financiero

Podría pensar que la contabilidad es aburrida.

Probablemente tengas razón.

Sin embargo, ¿sabes qué es peor que algo aburrido?

Tu negocio fracasaba porque no estabas al mando de tus finanzas. O peor aún, perdiendo dinero porque simplemente no hizo un seguimiento de la masa. (Psst, ¿has probado un aplicación de presupuesto para hacer un seguimiento de las cosas?)

Esto le paso a Ben Brown .

Después lanzando su tienda Shopify , Ben recibió muchos pedidos: 'Comenzó bien (¡al menos, eso pensé!) ... No fue hasta que envié todos los pedidos que me di cuenta de mi error: había calculado mal el costo de envío'.

Le preocupaba que los compradores abandonaran sus carritos una vez que vieran los costos de envío y embalaje, por lo que ofreció envío gratuito en todos sus productos.

'Una vez que le pagué a mi transportista por la entrega, perdí dinero', él dice .

* Ups *

Afortunadamente, Ben se recuperó. ¿Pero no preferiría evitar situaciones desastrosas como esta en su negocio?

Con algunos conocimientos básicos de contabilidad, puede controlar fácilmente el rendimiento de su negocio, evitar errores y realizar cambios informados para mejorarlo.

En este artículo, aprenderá todo sobre la contabilidad y las herramientas de contabilidad.

¡Vamos a sumergirnos!

Contenido de la publicación

• ¿Qué es la contabilidad?
• ¿Por qué es importante la contabilidad?
• ¿Qué hacen realmente los contables?
• Teneduría de libros frente a contabilidad
• 8 cuentas vitales de contabilidad
• Cómo llevar la contabilidad: 3 consejos esenciales para recordar
• Herramientas de contabilidad digital
  • 1. Ola
  • 2. Quickbooks
  • 3. Xero
  • 4. FreeAgent
• Resumen: contabilidad para su negocio en línea
• ¿Querer aprender más?

No espere a que alguien más lo haga. Contrate usted mismo y comience a tomar las decisiones.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar y organizar datos financieros de forma regular. Esto podría ser para un individuo, una empresa o cualquier otro tipo de organización. Garantiza que la información financiera sea completa, actualizada y accesible.

La contabilidad incluye actividades como:

• Registro de ventas y seguimiento de facturas.
• Seguimiento de cuentas por cobrar.
• Facturar a los clientes los bienes vendidos o los servicios prestados.
• Verificación y registro de facturas de proveedores.
• Pagar facturas de proveedores.
• Preparar la nómina de los empleados y procesar los informes gubernamentales.
• Registro de depreciación.
• Producir informes financieros precisos.

Hoy en día, la mayoría de los contables utilizan software en línea.

Pero la contabilidad aún requiere una comprensión de contabilidad financiera básica .

¿Por qué es importante la contabilidad?

Nicole Fende , el autor de Cómo ser una estrella del rock financiero , dijo: 'Muchas pequeñas empresas preferirían enfrentarse a una horda de bárbaros enojados que abordar su estado de flujo de efectivo'.

Incluso podrías ser tú.

Sin embargo, 'no importa en qué negocio se encuentre, la capacidad de comprender sus libros es esencial', dice Lita Epstein , autor de Kit de contabilidad para tontos .

Los propietarios de pequeñas empresas suelen ser excelentes para conseguir nuevos clientes o crear nuevos productos o servicios, pero muchos no logran realizar un seguimiento de los aspectos financieros fundamentales.

Ahí es cuando las cosas van mal.

Las empresas que carecen de claridad financiera a menudo se encontrarán con problemas de flujo de efectivo, acumularán enormes cantidades de deudas, se olvidarán de facturar a los clientes o pagarán las facturas con retraso e incurrirán en multas.

Scott Sharp , el fundador de Atrapando nubes, un servicio de contabilidad para empresas de comercio electrónico, revela que la mayoría de sus clientes no sé si son rentables .

“No están muy seguros y hay una gran diferencia entre el efectivo en el banco y si su negocio es rentable o no. Simplemente no saben dónde se encuentran, por lo que hay mucho estrés relacionado con no saber '.

Mantenerse al tanto de sus finanzas es crucial para éxito empresarial a largo plazo .

'Cuando se tome el tiempo para aprender a leer y comprender sus libros, tendrá un indicador excelente de lo bien que lo está haciendo'. dice Lita Epstein .

'También le proporciona mucha información durante todo el año para que pueda probar el éxito financiero de sus estrategias comerciales y hacer correcciones de rumbo a principios de año si es necesario para asegurarse de alcanzar sus objetivos de ganancias de fin de año'.

¿Vendido? Bien, a continuación:

¿Qué hacen realmente los contables?

Los contables utilizan muchos de los mismos métodos de registro financiero que los contables. Estos incluyen la recopilación, organización y seguimiento de recibos, facturas y otros detalles de transacciones.

Hoy en día, la mayoría de los contables utilizan software de contabilidad para rastrear y dar sentido a los números. (Quédese para conocer tres de las mejores herramientas de software de contabilidad en línea).

Pero esto no es todo lo que hacen los contables.

Los contables profesionales también son responsables de un conjunto completo de tareas además de la simple entrada de datos. Están altamente capacitados en software de contabilidad financiera y deberían poder:

• Capacite a los miembros de su equipo para que utilicen software de contabilidad empresarial para asegurarse de que cada transacción se contabilice correctamente.
• Resuelva los problemas, errores y confusiones que surjan en el aspecto financiero del negocio.
• Mejore el flujo de trabajo financiero de su empresa, como agregar herramientas de punto de venta (POS) .
• Optimice sus servicios de nómina para mejorar la forma en que paga a sus empleados.
• Seguimiento de intereses, inversiones y depreciación de activos.
• Aparta dinero para impuestos.
• Haga un seguimiento de las facturas y persiga a los deudores para el pago.
• Prepare registros financieros para su contador cuando se acerque la temporada de impuestos.
• ¡Y más!

En pocas palabras: los tenedores de libros mantienen las finanzas de su empresa funcionando sin problemas para que pueda concentrarse en atender a los clientes y haciendo crecer el resultado final .

Teneduría de libros frente a contabilidad

Si es propietario de una pequeña empresa, es posible que se pregunte si necesita un tenedor de libros o un contador, o ambos.

Y ahora que comprende la necesidad de la contabilidad, es posible que se pregunte: '¿En qué se diferencia de la contabilidad?'

Buena pregunta.

Las palabras 'tenedor de libros' y 'contador' se utilizan a menudo indistintamente. Sin embargo, existen algunas diferencias clave que determinan las principales responsabilidades de cada rol.

La teneduría de libros es un subconjunto de la contabilidad

Un contador, un contable profesional o un empleado de la empresa pueden llevar la contabilidad.

Si tienes acaba de empezar un negocio , lo más probable es que usted mismo se encargue de la contabilidad.

Esto no es nada malo. Al lanzar una nueva empresa comercial, es fundamental que conozca a fondo su situación financiera. ¿Qué mejor manera que hacer la contabilidad usted mismo?

Básicamente, los contables se encargan del trabajo financiero diario.

Mantienen cuentas financieras detalladas y precisas y utilizan esta claridad financiera para ayudar a tomar decisiones comerciales informadas.

Los contables son expertos financieros

Los contables suelen ser miembros calificados y registrados de una asociación estatutaria. Por lo tanto, a menudo tienen títulos como CPA (Contador público certificado) o CA (Contadores públicos).

Así es como pueden cobrar mucho dinero.

Estos expertos utilizarán las cuentas proporcionadas por el contable. Se enfocan en analizar las transacciones para brindar asesoría financiera.

También utilizarán la información de las cuentas para presentar declaraciones de impuestos y otros informes.

Mientras que los contables se encargan de las tareas financieras diarias, los contadores a menudo intervienen trimestralmente para brindar asesoramiento y realizar ajustes.

los infografía a continuación resume la teneduría de libros frente a la contabilidad:

8 cuentas vitales de contabilidad

Ahora que comprende la necesidad de la contabilidad y cómo se relaciona con la contabilidad, hablemos de las diferentes cuentas que llevan los contables.

'Todas y cada una de las cuentas tienen su propósito en la contabilidad, pero ciertamente no todas las cuentas se crean de la misma manera', dice Epstein . 'Para la mayoría de las empresas, algunas cuentas son más esenciales que otras'.

Para obtener una comprensión sólida de su situación financiera, es importante comprender las diferentes cuentas que utilizará su contable. Esto le permitirá tomar mejores decisiones y aumentar la eficiencia del negocio.

A continuación se muestra un resumen rápido de ocho cuentas de contabilidad vitales, como se describe en Epstein en Contabilidad para tontos .

1. Efectivo

Todas las transacciones comerciales deben pasar por la cuenta de efectivo. De hecho, esto es tan importante que los contables suelen utilizar dos diarios para realizar un seguimiento de la actividad (recibos de efectivo y desembolsos de efectivo).

Todo el efectivo que ingrese o salga debe registrarse correctamente en la cuenta de efectivo.

2. Ventas

Ah, ventas: la cuenta favorita de todos.

Esta cuenta es donde realiza un seguimiento de todos los ingresos provenientes de las ventas de sus productos o servicios.

Epstein señala que, 'Registrar las ventas de manera oportuna y precisa es un trabajo fundamental porque, de lo contrario, no se puede saber cuántos ingresos se han recaudado todos los días'.

3. Cuentas por cobrar

Esta es la cuenta que usa para rastrear todo el dinero debido a los clientes.

“Mantener las cuentas por cobrar actualizadas es fundamental para asegurarse de enviar facturas puntuales y precisas a los clientes”, escribe Epstein.

Es especialmente importante si vende productos o servicios a crédito.

Para evitar problemas de flujo de efectivo, es imperativo saber cuándo puede esperar recibir el dinero que se le debe. Además, ¡no querrá olvidarse de cobrar el dinero que se le debe!

4. Inventario

Si no sabe cuántas acciones tiene, está en un gran problema, amigo.

Por lo tanto, debe tener en cuenta y realizar un seguimiento de su inventario meticulosamente.

'Su contable contribuye a este proceso manteniendo registros de inventario precisos en una cuenta de inventario', escribe Epstein. 'Los números que tiene en sus libros se prueban periódicamente haciendo recuentos físicos del inventario disponible'.

5. Cuentas por pagar

Esta cuenta rastrea las facturas que debe pagar.

Epstein señala que usted 'quiere asegurarse de pagar las facturas a tiempo', ya que de no hacerlo probablemente lo dejará en problemas.

“Los proveedores a menudo penalizan a las empresas que pagan atrasados ​​cortándolas o colocándolas en cuentas solo en efectivo. Por otro lado, si paga sus facturas antes de tiempo, es posible que pueda obtener descuentos y ahorrar dinero con los proveedores '.

6. Gastos de oficina

'Estos gastos tienden a aumentar si no se controlan cuidadosamente en la cuenta de gastos de oficina', dice Epstein.

Como Benjamin Franklin dijo , “Cuidado con los pequeños gastos. Una pequeña fuga hundirá un gran barco '.

Dependiendo del tipo de negocio que maneje, esto también puede incluir facturas de servicios públicos de oficina y alquiler, gastos de viaje y gastos de entretenimiento.

7. Gastos de nómina

Los salarios del personal son a menudo el mayor gasto de una empresa. Además, a los empleados no les agradará que les paguen tarde o menos de lo que se les debe.

“El mantenimiento preciso de esta cuenta es esencial porque garantiza que se presenten todos los informes gubernamentales y se paguen los impuestos sobre la nómina”, según Epstein. 'Y si no se hace cargo de estas responsabilidades con el gobierno, se encontrará en un lío serio'.

8. Ganancias retenidas

Utilice esta cuenta para realizar un seguimiento de las ganancias reinvertidas en el negocio.

“Esta cuenta es acumulativa, lo que significa que muestra un total acumulado de ganancias que se han retenido desde que la empresa abrió sus puertas”, señala Epstein.

La cuenta es especialmente importante para los inversores y prestamistas que necesitan realizar un seguimiento del rendimiento de la empresa.

Otras cuentas contables utilizadas

Hay muchas otras cuentas que utilizan los contables, según las necesidades individuales de la empresa. Incluyen:

• Compras
• Préstamos por pagar
• Capital del propietario
• Cuentas de capital
• Cuenta de dibujo
• Compras

A continuación:

Cómo llevar la contabilidad: 3 consejos esenciales para recordar

Habiendo identificado qué es la contabilidad y muchas de las cuentas que se utilizan, aquí hay tres consejos esenciales para una contabilidad eficaz.

1. Mantenga un registro de absolutamente todo

Y quiero decir todo.

Observando todos Las transacciones le permiten mantener cuentas completas para obtener esos conocimientos financieros esenciales. Estos le ayudarán a tomar decisiones estratégicas eficaces.

Es más, si conserva pruebas de sus transacciones y es auditado o llevado a los tribunales, tendrá pruebas concretas de que no ha hecho nada malo.

Además, en los EE. UU., el IRS requiere que las empresas para mantener registros de todas las transacciones por hasta 7 años .

2. Todo el dinero debe fluir a través de la cuenta comercial o la caja chica

Si no lo hace, las cosas se complicarán rápidamente .

Es posible que olvide registrar el dinero recibido o gastado. O simplemente no tendrá el comprobante de la transacción en caso de que lo necesite.

Ninguno es bueno.

Pague el dinero que reciba directamente en su cuenta comercial o cuenta de caja chica antes de lo gastas.

3. Mantenga siempre las finanzas personales y comerciales separadas

Esto es una obviedad, pero puede ser más fácil decirlo que hacerlo para las pequeñas empresas o autónomos.

Si está utilizando una cuenta bancaria para uso comercial y personal, es posible que se sienta tentado a gastar el dinero que necesita para los próximos gastos.

Además, las compras personales pueden confundirse con los gastos comerciales.

Lo mejor que puede hacer es tener cuentas completamente separadas para sus transacciones comerciales. Luego, simplemente transfiera dinero a su cuenta personal (como salario) para realizar compras personales.

Esto mantendrá las transacciones de su cuenta ordenadas y fáciles de entender.

Ahora veamos algunas herramientas.

Herramientas de contabilidad digital

Hay muchas herramientas de contabilidad y teneduría de libros disponibles en línea.

Estas herramientas facilitan la administración de las finanzas de su organización y puede obtener información valiosa con solo unos pocos clics.

Echemos un vistazo a tres de las principales herramientas de contabilidad y teneduría de libros.

1. Ola

Recomendado para: Pequeñas empresas con un presupuesto ajustado.

Costo: Libre.

Con más de 2 millones de usuarios en más de 200 países diferentes, Ola es una de las mejores soluciones de software de contabilidad gratuitas disponibles.

Además, a diferencia de muchos otros programas, Wave no impone límites a la cantidad de facturas, estimaciones, clientes, informes, etc. que puede utilizar. Además, el software incluso le permite administrar varias pequeñas empresas.

También es fácil de configurar y Universidad Wave es particularmente útil cuando te quedas atascado. Aunque el software es gratuito, puede actualizar a una cuenta de pago para acceder a las funciones premium de atención al cliente.

El software admite varias monedas y se integra con PayPal , Stripe y más.Además, existen aplicaciones móviles para dispositivos Android y Apple.

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En otras palabras, es totalmente gratuito y tiene excelentes funciones.

#Victoria

El software está diseñado para pequeñas empresas. Por lo tanto, si dirige una empresa más grande, es posible que a Wave le falten funciones y capacidades más avanzadas.

Sin embargo, Wave es una excelente opción si recién está comenzando.

2. Quickbooks

Recomendado para: Pequeñas empresas establecidas que tienen requisitos particulares.

Precio: Prueba gratuita de 30 días, luego de $ 5 a $ 30 por mes.

Quickbooks Fue creado por Intuit , que fue fundada en 1983 y ha dominado la contabilidad y las finanzas personales durante más de tres décadas.

Este software de contabilidad es uno de los más populares en línea con más de 2.2 millones de usuarios.

Quickbooks ofrece una increíble variedad de funciones. Estos incluyen contabilidad de doble entrada, abundantes opciones de informes, facturas personalizables, soporte de nómina, múltiples monedas y más.

Además, Quickbooks se integra con más de 200 servicios, como Shopify y PayPal.

Hay varios planes diferentes y complementos de funciones opcionales. Esto facilita la selección y el pago de las funciones específicas que necesita.

Quickbooks también ofrece dos prácticas aplicaciones móviles para mayor comodidad.

Además, el software le permite conectarse a su cuenta bancaria. Esto agrega la actividad de su cuenta a su cuenta de Quickbooks automáticamente.

Quickbooks es perfecto para autónomos establecidos y pequeñas empresas que desean una herramienta de contabilidad intuitiva y avanzada.

3. Xero

Recomendado para: Empresas establecidas que quieren simplificar las cosas.

Precio: Prueba gratuita de 30 días, luego de $ 9 a $ 70 por mes.

Xero es otro increíble servicio de software de contabilidad en línea.

En solo 10 años, la compañía ha establecido oficinas en todo el mundo y ha atraído a 1 millón de usuarios en más de 180 países.

Además, Forbes nombró a Xero ' # 1 empresa de crecimiento innovador .” Dos veces .

No coincide con la gama de funciones que tiene Quickbooks. Pero Xero es muy intuitivo de usar y hace honor a su lema, 'Hermoso software de contabilidad'.

Está equipado con todas las funciones vitales y funciona con más de 160 monedas.

En particular, la función de seguimiento de inventario y la capacidad de crear órdenes de compra hacen que este software sea ideal para las empresas de comercio electrónico.

Xero también integra directamente con Shopify , así como también toneladas de otras aplicaciones como PayPal y Stripe. Además, hay una aplicación móvil que le permite registrar gastos y otra información mientras viaja.

Este software de contabilidad es perfecto para empresas establecidas que desean un software de contabilidad profesional que sea fácil de usar.

4. FreeAgent

Recomendado para: Pequeñas empresas que requieren un software de contabilidad de bajo costo.

Precio: $ 10 / mes por 6 meses, luego solo $ 20 / mes (todas las cuentas comienzan con una prueba gratuita de 30 días).

Agente libre es otro gran software de contabilidad que le simplifica la contabilidad. No hace el trabajo por usted, pero le permite estar a cargo usted mismo.

Puede agregar varios proyectos, facturas multidivisa, usuarios y clientes ilimitados, y configurar el impuesto sobre las ventas fácilmente. También se conecta con sus cuentas bancarias y le permite realizar un seguimiento de sus gastos o enviar facturas y controlar el flujo de caja.

Idealmente, esta herramienta de contabilidad es mejor para pequeñas empresas de hasta 10 empleados.

Resumen: contabilidad para su negocio en línea

La contabilidad es fundamental para el éxito financiero a largo plazo.

Sin él, podría cometer errores innecesarios que podrían significar un desastre para su negocio.

El simple hecho de estar al tanto de sus finanzas le proporcionará información invaluable sobre el funcionamiento interno de su negocio. Estos le permitirán tomar decisiones informadas que le ayudarán a hacer crecer su balance final .

¿Quién maneja la contabilidad en su negocio, usted mismo, un empleado o un contratista? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!

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